В некоторых частях дивизии вопрос об краткосрочном отпуске решается телефонным звонком, в некоторых нужна телеграмма. Универсальным можно считать такой порядок действий:
Боец выясняет у комроты, отпустят ли его, если приедут родные (родители или жена). Отпустить могут не каждого. Официально могут не пустить, если у бойца есть взыскания ("залёты). Многое зависит от общего отношения комроты к данному бойцу.
Боец сообщает вам, что есть принципиальное согласие комроты. Лучше всего позвонить на коммутатор дивизии и попросить соединить с командиром роты, чтобы подтвердить факт своего приезда и решить вопрос с отпуском для бойца. Комроты (или кто-то из офицеров, кто вам ответит) зафиксируют факт звонка и объяснят дальнейшие действия (например, нужна телеграмма или нет). Можно попросить офицера дать номер сотового для того, чтобы созвониться ближе к дате приезда. Обязательно уточните, когда и во сколько (!) можно позвонить.
Боец в любом случае пишет рапорт на имя командира части о предоставлении краткосрочного отпуска в связи с приездом родителей. Комроты визирует, что не возражает и передает рапорт в штаб. Важно: в рапорте обязательно указываются конкретные сроки и точный адрес пребывания (гостиница, квартира в Балашихе или в Москве). Если в отпускном будет указана Балашиха, то пребывание бойца в Москве будет считаться как минимум грубым нарушением дисциплины. В общем будут проблемы, особенно при встрече с патрулем. Так что этот вопрос обговаривайте заблаговременно, чтобы боец знал, что написать в рапорте.
Родители звонком в штаб части (через коммутатор) или телеграммой подтверждают факт приезда в указанные сроки.
Если нужна телеграмма, то она дается на адрес части, командиру части. Текст примерно такой: "Прошу предоставить краткосрочный отпуск рядовому Фамилия Имя, № роты на одни (двое) сутки(ок) с ____ по ____ в связи с приездом мамы (жены, родителей)".
Перед выездом желательно уточнить (по телефону), что все в силе, что рота не уехала, например на учения или какой-то другой форс-мажор. Если вы не сделаете этого, то возможна ситуация, что документы на краткосрочный для бойца окажутся не оформленными и вам придется как минимум несколько часов нервничать на КПП в ожидании, решится вопрос или нет.